賞状は手書きでなく印刷で

賞状をこれから用意しなければならないことは教員だと結構あります。各種イベントの賞状や、夏休みの児童生徒の出品物に対しての賞状など、賞状の発行はとにかくめんどくさいのです。

また、筆ペンで丁寧に１つ１つ書くのも、もともと字が丁寧な人はいいものの、字が汚い人からしたら、「賞状の文字を書くなんてできないよ…」と思ってしまうのではないでしょうか。わたしは、字が汚ないですし、なにより今年度は、夏休みの作品展の関係でたくさんの賞状を発行しなければなりませんでした。どうにか楽して乗り切りたいと考え、「印刷しよう！」と考え、30枚ほどの賞状を一瞬で書き上げる（印刷）ことに成功しました。その方法を今回は紹介したいと思います。

用意するもの

・印刷機（スキャン機能付き＆厚紙対応）
・Word
・Excel

あるのすけ

さっそく賞状書きを一瞬で終えられる方法を紹介します！

事前の準備
1. 印刷機の確認を行う
2. 賞状の大きさを確認
賞状をスキャンして画像として取り込む
Wordに画像を貼り付ける
1. Wordの用紙を設定
2. スキャンした画像を貼り付け
Excelで印刷するリストの作成
Wordの差し込み文章を挿入
印刷
1. 完了と差し込みから印刷範囲を選択
2. 印刷した賞状を確認して完成
まとめ

事前の準備

印刷機の確認を行う

・プリンターが厚紙にも対応しているか
→支給された賞状が厚紙であることが多いためです。今あるプリンターで一度試しに厚紙を印刷してみましょう。それで特に問題なく印刷できればOKです。

・賞状の大きさは規格のサイズか（B4、A3など）
→規格サイズでない場合、うまく指定した位置に印刷できない場合があります。なんどもトライすればできると思いますが、とりあえず規格サイズかどうかを確認しておきましょう。

賞状の大きさを確認

賞状の大きさは様々ですので、賞状のサイズを確認してください。市町村教育委員会から配布してくださいと渡されたりする、大きめの賞状のサイズはだいたいA3くらいだと思います。ある程度規格サイズになっているかどうかを確認してください。その方が、圧倒的に楽です。

仮に、1から作成するのであれば、必ず規格サイズ（A3やB4など）にしてください。

賞状をスキャンして画像として取り込む

印刷機を使ってスキャンしてください。スキャンで使用する画像は画質やカラーなどは問いません。入力する文字の配置を決定するのに使用するだけなので、スキャンさえできていればOKです。

Wordに画像を貼り付ける

Wordの用紙を設定

A3サイズ（横420mm×縦297mm）にサイズを変更し、余白を全て0mmに設定します。

スキャンした画像を貼り付け

Wordに最背面に設定し、A3のサイズに合わせます。これをベースに、どこに印刷する文字を配置していくか決めます。最終的にはこの画像は削除して印刷します。

Excelで印刷するリストの作成

例えば、今回印刷したい賞の種類と受賞した名前をリストにまとめておきます。行の先頭はわかりやすくするために、タイトルを ”賞”、”名前”などとしておくと良いでしょう。＊差し込み文章をするときに便利です。

Wordの差し込み文章を挿入

テキストボックスを縦書きで挿入する

賞状の位置に合わせて任意に移動ができるように [挿入]タブの [図形] から [テキストボックス] を挿入しましょう。そしてその中にExcelで作成したリストを挿入していきます。

WordとExcelを連携する

まず、Wordで [差し込み文書]タブに切り替えます。その後、 [宛先の選択]ボタンを押して、メニューから [既存のリストを使用(E)]を選択します。

次に、[データファイルの選択] ダイアログボックスを表示し、先ほど作成したExcelファイルを選択して [開く] を押します。 [先頭行をタイトル行として使用する]のチェックボックスにチェックを入れ、 [OK] を押します。

Excelで作成したリストを差し込む

[差し込み文書] タブの [差し込みフィールドの挿入]ボタンの▽を押してみましょう。すると、先ほどExcelで作成したリストのタイトル（”賞” と ”名前” ）が出てくるはずです。

まずは ”賞” を選択し、賞状の任意の場所に配置します。また、同様に ”名前” を任意の位置に配置し、書式や大きさなどを決定しましょう。
差し込み文章がされているかどうかは、« 賞 »のようになっていればOKです。

差し込んだ文章を確認する

[結果のプレビュー] にある左右の矢印ボタンをクリックすると、2つ目のデータや3つ目のデータに切り替え表示することができます。一度印刷の前に確認しておくことをおススメします。

印刷

完了と差し込みから印刷範囲を選択

[完了と差し込み]を選択し、[文章の印刷(P)]を押します。

あとは、印刷する範囲を選択しましょう。Excelで作成したすべてのリストを印刷するのであれば、[すべて(A)]を選択しましょう。現在のプレビューで表示している1枚だけを印刷したいのであれば、[現在のレコード(E)]を、任意に印刷するのであれば、[最初のレコード(E)] と [最後のレコード(T)]に任意の数字を入れ、印刷してください。