職員室の机の中身を整頓したい人必見!

効率化

こんにちは あるのすけ です。

「あなたの机の中はきれいですか?」
ついつい、職員室の机の引き出しの中はごちゃごちゃになってしまいます。
今回の内容は、そんなごちゃついた机からゆとりある引き出しの使い方に変え、仕事の効率化をしたい方に向けた記事です。

あるのすけ
あるのすけ

わたしが実際に使用しているものを紹介していきます!
環境を変化させ、時間外勤務時間を20時間短縮!

仕事がしやすい机の中とは

結論
  • 文房具は必要最低限にする
  • いらない紙は即処分
  • 1番広い引き出しは1日の終わりに空けておく

仕事がしやすい机の中身とは、選択肢を減らすことで生まれると思います。

筆記用具や書類もどうしても多くなりがちだからこそ、取捨選択を意識しなければゴチャつきの原因になります。

また、どの書類がどこにあるのかを決め、欲しい書類がさっと取り出すことができる環境を作っていくことが、仕事の効率を高めるためには必須です。

勤務校の事務の先生から、書類の管理の仕方などを教えてもらい、実際に実践したところ非常に効果が高いことが感じられたので、紹介していきたいと思います。

わたしの机の中身はこんな感じ

※身バレのため画像はイメージです。

1段目

本当に必要な文房具は何かを考えなければなりません。

  • シャーペン 1本
  • 消しゴム 1つ
  • 蛍光ペン 1本(オレンジ)
  • ボールペン(黒・赤・青) 各種2本
  • 採点用マーカー 1つ & 補充インク
  • ホッチキス 1つ
  • 修正テープ 1つ
  • カッター&ハサミ 各種1つ
  • 印鑑(キャップレス) 1つ
  • 定規 1本
  • クリップ(ダブルクリップ・ゼムクリップ)
  • 付箋(大と小)

これだけあれば十分です。
多くの人がこれ以上のものが引き出しに入っているのではないでしょうか。
職場の先輩に頂いたものなども一旦別の場所(例えばロッカーなど)に置いておき、今使っているものがなくなったら持ってくるようにすると引き出しの中が必要最低限になります。

小学校の先生でシールやハンコなども必要だと言う方もいると思いますが、半年以上使用していないハンコなどは使用しなくても実務上困らないものですから、別の場所に保管するか処分してしまうほうが良いと思います。

意識しなければ自然と増えていってしまいます。
逆に意識したらこれほどまでにシンプルな引き出しになります。

2段目

まず、引き出しを手前と奥の2分割にしています。

手前にはさっと取り出したいものを置いています。
わたしはコーヒーを飲むのでここにコーヒーの粉を忍ばせています。
またおやつも少量ですが、勤務時間が過ぎてしまった時の楽しみの一つとして常備しています。

さらに透明なボックスに机の上に出すほどでもないケーブル類をまとめて入れてあります。
この透明なボックスは100均のもの(蓋つき)です。
例えば、SDカードリーダーやマイクロHDMI変換、イヤホン(有線と無線)も入っています。
有線のイヤホンがある理由は、長いオンライン会議や研修が入ると充電がもたないからです。

奥には職員会議資料や学年会での資料、生徒の書いたプリントなどを保管しています。
この保管場所は大体1ヶ月ほどで処分していっています。
生徒のプリント類はここに一括で管理することで「どこにいった??」を防いでいます。

3段目

この引き出しは重要書類保管庫(よく使うもの)として使用しています。

校務分掌の関係で様々な書類を紙媒体で管理しなくてはならないため、ファイルにラベル(テプラの16mm白色)を貼り管理しています。
具体的には、

  • 校務分掌関連 1つ
  • 部活動関連 1つ
  • 教科指導関連 6つ(学年ごとに2つ)
  • 学級経営関連 1つ
  • 生徒指導関連 1つ
  • やることファイル 1つ

この6つに分けています。
教科指導関連は主に授業で使用する板書計画や参考にしている指導案などを入れてあります。
中学校ですが3年間分の板書計画となるとなかなかの量となってしまいます……

個人的に必須だったのが、やることファイルです。
事務の先生に提出する書類や報告文書など紙媒体で提出が求められるものを保管しておきます。
このファイルを見れば今何をしなくてはいけないのか、何を出していないのか一目瞭然です。
よく使用するなんでもファイルなので手前に置いてさっと取り出せるようにしてあります。

ちなみに使っているファイルは自由にファイルの量を調整できるようなタイプを使用しています。
無印の30穴バインダーが非常にオススメです。
引き出しにジャストフィットなのも嬉しいです。
コスパと強度を兼ね備えた最強バインダーだと思います。
この引き出しに入れているファイルはこの無印のバインダーに統一しております。
 ※画像では色を変えてありますが、全て同色(グレー)にして統一しています。

一番広い引き出し

引き出しの右側には、100均で購入したA4サイズの書類が入る合皮風のケースが置いてあります。
次の日の朝出勤した際に、机の上に置かれていたり、今日やらなければならないタスクをこのケースにまとめて保管してあります。

引き出しの左側は完全に空けておき、自分のPCを持ってきた際にはここに収納しています。
基本的には空けておき、急にどさっと書類が来たときや、採点待ちのテストなどを一時補完できる場所として使用しています。

この広い引き出しは退勤の時には空っぽにしておくことが次の日のゆとりを生みます

まとめ

以上、職員室の机の中の引き出しの使い方に関して紹介しました。

職員室の机の中はどうしてもごちゃついてしまいがち。
そして書類が気がついた時には無くなってしまっている。
そんな環境を変えるためにもできるだけミニマムな中身になるように心がけています。

選択肢を減らすことで、選択する時間を無くし、効率のいい仕事をしていきましょう!

まとめ
  • 文房具は必要最低限にする
  • いらない紙は即処分
  • 1番広い引き出しは1日の終わりに空けておく

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