成績処理の時期になると、教科の成績の他に行動所見、特別活動の所見、総合的な活動の時間の所見、・・・など書かなければならないことが多くなります。そして、それらを1つ1つ書こうとすると、大変時間がかかるのが現実です。
管理職も成績処理の時期は勤務時間のことで細かくいってこないくらい、大変忙しい時期なのです…本当に。
一番良い手は、通知表を無くしてしまうということがよいのですが、そういった大胆なことを行うには時間がかかりますし、現状ほぼ不可能というのが現実です。だからこそ、やることがわかっている作業を効率化していき、成績処理の時期でも定時退勤を目指していきましょうということです。
とはいっても、定時退勤なんか無理でしょ…？？
今年の成績処理の時期は、おおよそ週4ほど定時退勤することができましたよ！事務処理は作業効率を高めることで作業時間を簡単に短縮できます。これを繰り返すことで定時退勤は十分可能なのです。
今回は、成績処理の時期に役立つ方法について、個人レベルでできることと、学校の全職員の協力を得ることができればできる方法の2つを紹介したいと思います。
【個人】委員会・クラブ(部活動)などを1つのファイルにまとめておく
年度当初（今からでも遅くない！）から作成しておくと、通知表の記載欄にコピペするだけで良くなります。委員会やクラブ、部活動などのデータはできる限り、1つのファイルにまとめ、そのファイルを更新していくようにしたほうが、ファイルを探す手間を省くことができます。
さらに、座席表とリンクさせることで、どの係でどんなことを頑張ったのか一度で把握することができます。係の仕事について全ての児童生徒を把握することはとても大変です。「〇〇係や〇〇委員会の人〜」と大きな声で探すこともしばしば…。探す手間を省くことができるのは大変楽になります。
それだけではなく、この座席表は行動所見で「〇〇係として、〇〇ということができました。」という文章を書くときに頼りになるツールとなります。日々の記録を見返すことでどんどん所見がかけちゃうということです。
学級の中でとても頑張っている姿があるけれど、いざ所見を書こうとした時に係の仕事で頑張っていた姿を思い出せなかったりします。そんなときにこの座席表に書き込むことで記録を残しておくことができます。
【学校】全職員で共有ファイルに書き込む
先ほどは個人でできる工夫でしたが、個人レベルではまだまだ無駄があります。なぜかというと、クラブや部活動、委員会の実施にあたって、その担当者は必ず名簿を作成します。また正確なクラブや部活動、委員会の名称を把握しています。したがって、担当者に名簿を作成してもらうついでに、共有ファイルに名簿と正確な名称入力してもらい、学級別に並び替えることで全職員で統一された名称を使うことができ、ミスがあった際の責任の所在も明確にすることができます。
学校全体の名簿（年組番号）を作成し、クラブなどごとに通し番号を振り、番号と名称をリンクさせます。クラブなどの担当者は、自分の担当する児童生徒の名簿の欄に通し番号を入力し、通し番号で絞り込めば、任意のクラブなどごとの名簿を作成することができます。
学級担任は、自分の学級で絞り込み並び替えを行うことで通知表を作成する時にコピペで情報を記載することができますから、効率的に通知表を作成することができます。
”図書委員” なのか ”図書委員会” なのかなど細かい文言を統一するって大変ですよね…
今回の方法を全職員で共有できれば、その煩わしさから解放されますよ！
成績処理の時に大活躍！定時で帰るための工夫 まとめ
今回は成績処理の時に大活躍する方法について紹介しました。学校全体で取り組む活動に関しては、ハードルが高いかもしれません。ですので、自分一人から始められる取り組みを積み重ね、その良さに気づいてもらいながら、全職員に今回の方法を広めていけるといいと思います。
成績処理の時期は定時退勤が本当に難しくなります。だからこそ、楽できるところは楽できるようにツールをうまく活用していけるといいですね。
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