所見をコピペで終わらせる　〜画像で丁寧に説明〜

Excelを使用して、所見をコピペで終わらせる方法について解説します。誰でも簡単に作成できます。操作は少々面倒ですし、アナログなところはありますが、わたしは35名の所見だと1時間かかることはありません。さらに、あなたの学校にあったものですから、即使用できます。

過去の所見データを集める

ネットなどで、所見の例文をもらったとしても、即活用できなければ意味がありません。また、自分の勤務校の文体に統一しなければなりませんから、それはそれで面倒です。ですので、使用する元データは、過去に各担任の先生が出した所見データです。校務PCにはきっとそのデータがあるはずなので、許可をもらっていただきましょう。それが一番即戦力となる所見です。

いただいたデータをExcelに貼り付けていきましょう。紙媒体でしかない場合は、カメラでスキャンして文字に変換できるアプリや、最悪音声入力を使ってデータ化しましょう。

データを取り出しやすく整理する

せっかくいただいたデータを並べただけでは、欲しい所見を探すのに一苦労します。データ数が数百単位であればいいですが、数千単位になると探す方が手間です。ですので、いただいたデータを自分がこの内容について書きたいというキーワードをいくつか挙げ、以下のような表を作成します。

表をテーブル化する

『挿入』の中に『テーブル』というところがあります、先ほど作成した表のどこか一部分を選択し、『テーブル』をクリックしましょう。

すると、

上記のように各行が色がついた状態になります。テーブルにした理由は今後使う『フィルター』の機能が自動的につくことと、データを増やした時の便利さです。

関数を入れて検索できるようにする

特定の文字が含まれているかでフィルタリングするために、表に特定の言葉が含まれている場合、●を表示し、そうでない場合、何も表示しないとする関数を入力しましょう。

B3のセルに入力していることは、A3に書いた文章の中にB2に書いた単語（所見のキーワード）が1つでも含まれているかどうかをカウントして、その結果、1つ以上含まれていたら●で表示してくださいという内容です。とりあえず、以下の関数を表の空欄になっている一番左上の位置（上の画像でいうところのB3セル）に入れればOKです！

あとは、左右や上下にオートフィルの機能を使ってあげると、

このような状態になります。

欲しい所見を検索しコピペする

キーワードに入力した場所に▼のマークがあるので、それを押すと、

このように、並び替えやフィルターについて出てきます。下の方の●だけチェックが入っている状態にすると、

こうなります。今回は『掃除』というキーワードで検索しました。すると2件ヒットしますね。そのうちどれかをコピペすればよいのです。

所見で「この子は〇〇のことで書こう」と決めるだけで、あとは、フィルタリングしてその単語が含まれている文章がいくつか出てくるので、それを見て選び、コピペしたら終了です。同じ内容でAさんとBさん、Cさんを書くのであれば、3人まとめて終わってしまいますよ。

データ数を更新してビッグデータに

今回は一例として文章を書きましたので、所見のデータが少ないです。すると、選択肢が少なく、35人の中で被りが生じてしまうことがあります。従って、過去の手に入る所見データは全て挿入しておくことをおススメします。さらに、毎年、この所見データを活用せずに書く先生も多いと思います。そういった先生から今年の所見データをいただきながら、どんどんビックデータ化していくことで、決して被りが生じず、自分の伝えたい文章とデータがマッチします。

現在わたしは3年分のデータを確保し、およそ2000件の所見データを持っています。すると、毎学期、所見を書くという場合でも、被りなく選ぶことができます。

まとめ

所見をコピペで誰もが即使用できるデータとなる方法を紹介しました。所見に思いを込めないといけないという先生もいらっしゃいます。思いは分からないわけではありませんが、効率化をしなければ、今の学校は時間外労働ありきで運営が成り立っている非常に不安定であり、持続的でない環境です。その現状を少しでも変容させるために、こういった方法もあると知り、活用して効率よく業務できるとよいとわたしは考えています。だから、わたしは活用します。

さて、実際に作ってみて、わかりづらかったポイントや、こういったとき、どうしたらいいのかなど疑問点などありましたら、コメントください。

では！